La experiencia enseña lo primero: escuchar.

– Posteriormente, elaborar un proyecto que cumpla con los objetivos del cliente.
– Estudiar todos los aspectos del evento, y proponer alternativas y soluciones.
– Elaborar una “Hoja de ruta” que oriente al cliente, aportándole seguridad, confianza, tranquilidad.
– Salvaguardar la personalidad de cada evento, porque aunque muchos, parecen iguales, pero ninguno es, igual a otro.
– Los objetivos tienen que observarse como alcanzables, y eso se consigue con un proyecto pormenorizado y estructurado.

Para la elaboración de este plan integral, se estudian todos los elementos, pasos y fases, servicios necesarios y convenientes, exponiendo al cliente una visión global del evento. Como se desarrollará, ejecutará y finalizará.

Y cuales serían, las responsabilidades de nuestra empresa:

Plan económico del evento y seguimiento del mismo, antes, durante y después del evento

  • Realización de un presupuesto detallado.
  • Control y seguimiento del cumplimiento del mismo.
  • Control contable del evento, antes, durante y después.
  • Control de ingresos y gastos.
  • Asesoramiento fiscal

Creación y definición de los diferentes Comités y Responsables.

  • De Honor
  • Organización
  • Científico
  • Protocolo
  • Gabinete de Prensa
  • Relaciones Públicas

Elaboración del Programa Oficial del Evento

  • Definición de los contenidos
  • Sesiones científicas
  • Ponentes
  • Invitados

Elaboración del Programa Oficial de acompañantes y actos sociales

  • Recepciones
  • Visitas y excursiones
  • Almuerzos y cenas
  • Recepciones
  • Fiestas

Promoción del evento

  • Difusión en los medios adecuados
  • Marketing
  • Imprenta (programas preliminares y finales, invitaciones, libros de conclusiones, escarapelas, etc.)
  • Creación y control de bases de datos

Búsqueda de financiación (si fuera preciso)

  • Creación de un plan de comunicación del evento y su difusión
  • Creación de bases de datos de posibles sponsors

Apoyo y seguimiento de la Secretaría Científica

  • Control de simposios, mesas redondas, comunicaciones, ponencias, talleres satélites, posters, etc
  • Gestión de diplomas y certificados de asistencia.
  • Asistencia de ponentes e invitados.

Apoyo y seguimiento de la Secretaría Técnica

  • Selección de Sede Oficial.
  • Negociación, selección y reservas con proveedores y personal de apoyo: azafatas, seguridad, mantenimiento, empresas de catering, restauración, medios audiovisuales…
  • Control y gestión de inscripciones.
  • Gestión de medios audiovisuales: proyección, traducción simultánea, filmación, videoconferencia, internet en el evento, control de asistencia….
  • Gestión de la Exposición Comercial: Elaboración de planos y contratos de exposición; diseño, contratación e instalación de stands; venta de stands.

Gestión y control de viajes y hoteles

  • Gestión de todo lo referente a viajes y hoteles de miembros de los Comités, Ponentes y Conferenciantes, Inscritos, acompañantes, etc., pudiendo aplicar tarifas especiales, dependiendo de fechas y número de asistentes.
  • Esta labor se puede realizar vía Internet, con los diferentes proveedores, en la diferentes fases de la contratación de servicios: reserva, confirmación y pago.
  • Compañías aéreas.
  • Coches de alquiler con y sin, conductor, para los traslados.
  • Compañías de autobuses.
  • Ferrocarriles.
  • Diferentes tipos de alojamientos.
  • Compañías de seguros.

Gestión y contratación de otros servicios

  • Personal: azafatas, intérpretes, seguridad, acompañamiento, guías…
  • Servicios de restauración: catering, almuerzos y cenas.
  • Transportes: autobuses, coches con y sin conductor.
  • Elementos para exposiciones: carpas, stands, mobiliario.
  • Medios audiovisuales.