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Servicios y maneras de actuar
La experiencia enseña lo primero: escuchar.
- Posteriormente, elaborar un proyecto que cumpla con los objetivos del cliente.
- Estudiar todos los aspectos del evento, y proponer alternativas y soluciones.
- Elaborar una “Hoja de ruta” que oriente al cliente, aportándole seguridad, confianza, tranquilidad.
- Salvaguardar la personalidad de cada evento, porque aunque muchos, parecen iguales, pero ninguno es, igual a otro.
- Los objetivos tienen que observarse como alcanzables, y eso se consigue con un proyecto pormenorizado y estructurado.
Para la elaboración de este plan integral, se estudian todos los elementos, pasos y fases, servicios necesarios y convenientes, exponiendo al cliente una visión global del evento. Como se desarrollará, ejecutará y finalizará.
Y cuales serían, las responsabilidades de nuestra empresa:
Plan económico del evento y seguimiento del mismo, antes, durante y después del evento
- Realización de un presupuesto detallado.
- Control y seguimiento del cumplimiento del mismo.
- Control contable del evento, antes, durante y después.
- Control de ingresos y gastos.
- Asesoramiento fiscal.
Creación y definición de los diferentes Comités y Responsables.
- De Honor
- Organización
- Científico
- Protocolo
- Gabinete de Prensa
- Relaciones Públicas
Elaboración del Programa Oficial del Evento
- Definición de los contenidos
- Sesiones científicas
- Ponentes
- Invitados
Elaboración del Programa Oficial de acompañantes y actos sociales.
- Recepciones
- Visitas y excursiones
- Almuerzos y cenas
- Recepciones
- Fiestas
Promoción del evento.
- Difusión en los medios adecuados
- Marketing
- Imprenta (programas preliminares y finales, invitaciones, libros de conclusiones, escarapelas, etc.)
- Creación y control de bases de datos
Búsqueda de financiación (si fuera preciso)
- Creación de un plan de comunicación del evento y su difusión
- Creación de bases de datos de posibles sponsors
Apoyo y seguimiento de la Secretaría Científica.
- Control de simposios, mesas redondas, comunicaciones, ponencias, talleres satélites, posters, etc
- Gestión de diplomas y certificados de asistencia.
- Asistencia de ponentes e invitados.
Apoyo y seguimiento de la Secretaría Técnica.
- Selección de Sede Oficial.
- Negociación, selección y reservas con proveedores y personal de apoyo: azafatas, seguridad, mantenimiento, empresas de catering, restauración, medios audiovisuales…
- Control y gestión de inscripciones.
- Gestión de medios audiovisuales: proyección, traducción simultánea, filmación, videoconferencia, internet en el evento, control de asistencia….
- Gestión de la Exposición Comercial: Elaboración de planos y contratos de exposición; diseño, contratación e instalación de stands; venta de stands.
Gestión y control de viajes y hoteles.
- Gestión de todo lo referente a viajes y hoteles de miembros de los Comités, Ponentes y Conferenciantes, Inscritos, acompañantes, etc., pudiendo aplicar tarifas especiales, dependiendo de fechas y número de asistentes.
- Esta labor se puede realizar vía Internet, con los diferentes proveedores, en la diferentes fases de la contratación de servicios: reserva, confirmación y pago.
- Compañías aéreas.
- Coches de alquiler con y sin, conductor, para los traslados.
- Compañías de autobuses.
- Ferrocarriles.
- Diferentes tipos de alojamientos.
- Compañías de seguros.
Gestión y contratación de otros servicios.
- Personal: azafatas, intérpretes, seguridad, acompañamiento, guías…
- Servicios de restauración: catering, almuerzos y cenas.
- Transportes: autobuses, coches con y sin conductor.
- Elementos para exposiciones: carpas, stands, mobiliario.
- Medios audiovisuales.
Marchas 2012
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